De klant mailen over een afspraak

Stuur de klant de datum, tijd en het adres van een bezoek, met een agendabestand, en laat het opnieuw weten als het verandert of wordt geannuleerd.

Als u een afspraak opslaat

Boven Opslaan ziet u een schakelaar, bijvoorbeeld Mevrouw E. Carter de details mailen.

1. Zet de schakelaar aan om te versturen, of laat hem uit.
2. Tik op Opslaan. Staat de categorie op vragen, dan krijgt u Klant e-mailen? met de e-mail klaar om te controleren.
3. Pas zo nodig de ontvangers of het bericht aan en verstuur de e-mail, of tik op Niet versturen.

De e-mail bevat het soort bezoek, de datum, tijd en het adres, uw voorbereidingsbericht, en een agendabestand zodat de klant het in zijn eigen agenda kan zetten.

Wijzigingen en annuleringen

• Wijzigt u datum, tijd of adres nadat de klant is gemaild, dan staat bij de schakelaar Mevrouw E. Carter de wijzigingen mailen. De app vraagt het vóór het opslaan, ook bij een categorie die op Uit staat, zodat de klant niet met de oude datum blijft zitten.
• Verwijdert u een afspraak waarover de klant is geïnformeerd, dan krijgt u Klant laten weten dat het geannuleerd is?. Het agendabestand in die e-mail haalt de afspraak uit zijn agenda.
• Bij de afspraak staat Gemaild met de datum van verzending. Is er sindsdien iets veranderd, dan staat er ook De datum, tijd of het adres is sindsdien gewijzigd.

Per categorie instellen

1. Ga naar Instellingen › Kalender en tik op een categorie.
2. Kies onder De klant e-mailen bij het opslaan van een afspraak voor Uit, Vragen of Altijd. Legafspraken en inmetingen beginnen op Vragen; andere categorieën op Uit.
3. Pas het Voorbereidingsbericht aan als u eigen woorden wilt, bijvoorbeeld om de klant te vragen de ruimte leeg te maken.

De tekst van de e-mail zelf staat onder Instellingen › E-mails › Afspraak-e-mail.

Goed om te weten

• De klant heeft een e-mailadres in zijn contact nodig. Heeft hij er geen, tik dan naast de schakelaar op E-mail toevoegen.
• Een klant die in zijn contact op Niet e-mailen staat, krijgt nooit afspraakmails. Zijn Taal van e-mails bepaalt de taal van de e-mail.
• Geen bereik? De e-mail wacht en gaat weg zodra u online bent.
• Kan een klant niet gemaild worden, dan biedt de afspraak Details per bericht sturen aan, zodat u de gegevens kunt kopiëren of via WhatsApp of sms kunt delen.