Envoyer un e-mail au client au sujet d’un rendez-vous

Envoyez au client la date, l’heure et l’adresse d’une visite, avec un fichier d’agenda, et prévenez-le de nouveau si cela change ou si c’est annulé.

Quand vous enregistrez un rendez-vous

Au-dessus d’Enregistrer, vous voyez un interrupteur, par exemple Envoyer les détails à Mme E. Carter.

1. Activez-le pour envoyer, ou laissez-le désactivé.
2. Touchez Enregistrer. Si la catégorie est réglée pour demander, vous voyez Envoyer un e-mail au client ? avec l’e-mail prêt à vérifier.
3. Modifiez les destinataires ou le message si besoin, puis envoyez, ou touchez Ne pas envoyer.

L’e-mail contient le type de visite, la date, l’heure et l’adresse, votre message de préparation, et un fichier d’agenda pour que le client puisse l’ajouter à son propre agenda.

Modifications et annulations

• Si vous changez la date, l’heure ou l’adresse après l’envoi de l’e-mail au client, l’interrupteur devient Envoyer les modifications à Mme E. Carter. L’application demande avant l’enregistrement, même pour une catégorie réglée sur Désactivé, pour que le client ne reste pas avec l’ancienne date.
• Supprimez un rendez-vous dont le client a été informé et vous voyez Prévenir le client de l’annulation ?. Le fichier d’agenda de cet e-mail le retire de son agenda.
• Le rendez-vous affiche Envoyé par e-mail et la date d’envoi. Si quelque chose a changé depuis, il ajoute La date, l’heure ou l’adresse a changé depuis.

Le régler pour chaque catégorie

1. Allez dans Paramètres › Calendrier et touchez une catégorie.
2. Sous Envoyer un e-mail au client à l’enregistrement d’un rendez-vous, choisissez Désactivé, Me demander ou Toujours. Les poses et les métrés commencent sur Me demander ; les autres catégories sur Désactivé.
3. Modifiez le Message de préparation si vous voulez vos propres mots, par exemple pour demander au client de vider la pièce.

Le texte de l’e-mail lui-même se trouve dans Paramètres › E-mails › E-mail de rendez-vous.

Bon à savoir

• Le client doit avoir une adresse e-mail dans sa fiche contact. S’il n’en a pas, touchez Ajouter un e-mail à côté de l’interrupteur.
• Un client marqué Pas d’e-mails dans sa fiche ne reçoit jamais d’e-mails de rendez-vous. Sa Langue des e-mails détermine la langue de l’e-mail.
• Pas de réseau ? L’e-mail attend et part dès que vous êtes en ligne.
• Quand un client ne peut pas recevoir d’e-mail, le rendez-vous propose Envoyer les détails par message, pour que vous puissiez copier les informations ou les partager par WhatsApp ou SMS.