Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 24 oktober 2026. Deze vertaling is bedoeld ter informatie. Bij verschillen geldt de Engelse versie.

Wie verantwoordelijk is voor uw gegevens

WEAVAWORX LTD is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we gebruiken voor onze website, accounts, abonnementen, facturering, support, beveiliging en marketing. We zijn ingeschreven in Engeland en Wales onder bedrijfsnummer 17002654, statutair adres 72 Hazel Way, Londen, Verenigd Koninkrijk, E4 8RP. Contact: support@weavaworx.com.

WeavaWorx wordt gebruikt door bedrijven. Als een bedrijf, of iemand uit zijn team, persoonsgegevens invoert van zijn eigen klanten, personeel, stoffeerders, leveranciers of contactpersonen op locatie, is dat bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens en verwerken wij ze namens het bedrijf om de dienst te leveren. Dat geldt ook voor wat de klanten van het bedrijf doen op de online pagina’s voor offertes, facturen en betalingen. Onze servicevoorwaarden beschrijven hoe we die gegevens voor bedrijven verwerken.

Als een bedrijf kaartbetalingen van zijn klanten aanneemt, gebeurt dat via zijn eigen Stripe-account. Stripe verwerkt die betalingen voor het bedrijf, volgens de eigen voorwaarden en het eigen privacybeleid van Stripe.

Welke persoonsgegevens we verzamelen

• Account: uw naam, e-mailadres, wachtwoord (door onze inlogdienst opgeslagen als eenrichtings-hash, voor ons nooit leesbaar), de ID van uw Google-account als u met Google inlogt, profielfoto, taal, valuta en app-instellingen.
• Bedrijf: bedrijfsnaam, logo, adres, contactgegevens, instellingen voor btw en nummering, bank- of betaalgegevens die u op documenten wilt tonen, e-mailsjablonen, documentvoorwaarden en annuleringsteksten.
• Team: de mensen in een bedrijf, hun rollen, uitnodigingen, op welke apparaten ze zijn ingelogd, en een logboek van belangrijke teamacties (zoals uitnodigingen, rolwijzigingen en afgemelde apparaten).
• Opdrachten en klanten: namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van klanten en contactpersonen op locatie, notities, ruimtes en metingen, plattegronden, banenplannen, trappen, producten en prijzen, foto’s en bijlagen, offertes, facturen, creditnota’s, werkbonnen, afspraken, betalingsgegevens, betaling van stoffeerders en facturen van stoffeerders.
• Werkadressen: de speld op de kaart voor een werkplek (breedtegraad, lengtegraad en adres) en een kleine kaartafbeelding ervan.
• Abonnementen en facturering: abonnement, valuta, betaalperiode, data van de proefperiode, abonnementsstatus, facturen en betaalstatus, en de ID’s die Stripe, Google Play en RevenueCat voor uw aankoop gebruiken. Volledige kaartgegevens worden door Stripe of Google verwerkt, niet door ons.
• Kaartbetalingen van uw klanten: voor elke betaling via het Stripe-account van een bedrijf het bedrag, de kosten van Stripe, de betaalmethode (kaart of Pay by Bank), naam en e-mailadres van de betaler zoals Stripe die doorgeeft, en de status van terugbetaling en betwisting.
• Online pagina’s voor offertes en facturen: wanneer en hoe vaak de pagina is bekeken; en, als de klant online accepteert, afwijst of een vraag stelt, de getypte naam, de handtekening als die is getekend, de gemaakte keuzes, de datum en tijd, het internetadres (IP-adres) van zijn apparaat en gegevens over de browser.
• Spraak: de woorden die worden gezegd als u inmeten met spraak gebruikt; die worden omgezet in tekst (zie “Inmeten met spraak” hieronder).
• Apparaten en diagnose: naam en type van het apparaat, app-versie, wanneer elk apparaat voor het laatst is gebruikt, registraties voor meldingen en foutrapporten.
• Support en website: berichten die u ons stuurt, chatgesprekken en de websitegegevens die onder “Onze website” worden beschreven.

Waar de gegevens vandaan komen

De meeste gegevens komen rechtstreeks van u en uw team als u WeavaWorx gebruikt. We krijgen ook gegevens van Google (als u met Google inlogt of via Google Play betaalt), van Stripe en RevenueCat (status van abonnement en betalingen), van Stripe voor kaartbetalingen die een bedrijf aanneemt, van de klanten van een bedrijf als ze de online pagina’s gebruiken, en van onze tools voor beveiliging en foutrapportage.

Hoe de app uw gegevens gebruikt

Inloggen en beveiliging

U logt in met een e-mailadres en wachtwoord of met Google. Inloggen met Apple voegen we misschien later toe. Op het web bevatten inloggen, aanmelden en het wachtwoord opnieuw instellen een beveiligingscontrole van Cloudflare Turnstile, die technische informatie over uw browser en verbinding bekijkt om mensen van bots te onderscheiden. U kunt op maximaal 3 apparaten ingelogd zijn, en we houden een lijst bij zodat u ze kunt zien en afmelden. Uitloggen, of afgemeld worden, verwijdert de gegevens van het account van dat apparaat.

Abonnementen

Website-abonnementen worden met een kaart betaald via Stripe. Android-abonnementen worden betaald via Google Play, en we gebruiken RevenueCat om Google Play-aankopen te controleren. Website-abonnementen worden ook in RevenueCat vastgelegd, zodat er één registratie van uw abonnement is, waar u ook hebt betaald. We sturen e-mails over het abonnement, zoals herinneringen over de proefperiode, betalingsproblemen en bevestigingen van opzegging.

Om één gratis proefperiode per persoon toe te staan, bewaren we een eenrichtingscode die van uw e-mailadres is gemaakt met een geheime sleutel (een hash met sleutel), samen met de data van de proefperiode. We bewaren die ook na het verwijderen van uw account, tot 12 maanden na het einde van de proefperiode, wanneer hij een nieuwe proefperiode niet meer tegenhoudt. Hij bevat uw e-mailadres, naam of account niet.

Via welke link u bij ons kwam

Als u zich aanmeldt, bewaren we via welke link u bij ons kwam: bijvoorbeeld de campagnenaam van een advertentie (de utm-tags in het webadres), de klik-ID van Facebook of Google als de link er een had, en de eerste pagina die u opende. Tot u zich aanmeldt, bewaart de app dit maximaal 90 dagen op uw apparaat, zodat een aanmelding een paar dagen later nog meetelt. We gebruiken het alleen om te zien welke advertenties werken; dat is ons gerechtvaardigd belang. Het wordt bij uw account bewaard, nooit verkocht of gedeeld, en verwijderd als uw account wordt verwijderd.

Teamaccounts

In het Team-abonnement zien de mensen in een bedrijf de gegevens van het bedrijf volgens hun rollen. De eigenaar ziet wie er in het bedrijf zit, met welke rollen en apparaten, en kan het apparaat van een lid afmelden. Hoort u bij meer dan één bedrijf, dan ziet elk bedrijf alleen zijn eigen gegevens en uw rol daarin.

Online offertes en facturen

Als een bedrijf een offerte of factuur verstuurt, kan de app een privé online pagina voor de klant maken. De link bevat een lange willekeurige code; daarvan bewaren we alleen een vingerafdruk (hash). De pagina gebruikt geen cookies en geen advertentie- of statistiektrackers, en wordt niet aan zoekmachines getoond. We tellen een bezoek als de pagina ongeveer 2 seconden open is geweest, zonder bots en de eigen mensen van het bedrijf, en gebruiken een kortlevende vingerafdruk van het IP-adres en de browser van de bezoeker om hetzelfde bezoek niet twee keer te tellen.

Accepteert de klant, dan bewaren we voor het bedrijf een bewijs van acceptatie: de getypte naam, de handtekening als die is getekend, de gemaakte keuzes, de getoonde voorwaarden en annuleringstekst, de datum en tijd, het IP-adres en de browsergegevens, de adressen waarnaar de link is gestuurd en vingerafdrukken van het document. Bij offertes in Amerikaanse dollars of Amerikaans Engels toont het bewijs ook dat de klant akkoord ging met elektronisch ondertekenen. Een pdf van het bewijs wordt naar de klant en het bedrijf gemaild. Bewijzen kunnen na het maken niet meer worden gewijzigd. Vragen die op een pagina worden gesteld, worden naar het bedrijf gemaild en bij het bewijs in de app bewaard.

Kaartbetalingen

Als een bedrijf een betaling aanneemt, betaalt de klant op een betaalpagina van Stripe en voert hij kaart- of bankgegevens alleen daar in. Stripe geeft ons het resultaat door, zodat de app de registratie op betaald kan zetten en de betaalgegevens hierboven kan bewaren. WeavaWorx rekent geen kosten en houdt het geld niet vast.

E-mails

We versturen e-mails via Resend: inlog- en accountmails, mails over het abonnement, teamuitnodigingen, meldingen van de app per e-mail, en de e-mails die bedrijven naar hun klanten sturen (offertes, facturen, werkbonnen, plannen, foto’s en bijlagen, betalingsbewijzen, creditnota’s, betalingsherinneringen, opvolgmails voor offertes, afspraakmails met een agenda-uitnodiging en acceptatiebevestigingen). E-mails van bedrijven tonen de naam en het antwoordadres van het bedrijf. Resend laat ons weten of elke e-mail is afgeleverd, vertraagd, teruggekomen of als spam gemarkeerd, zodat de app kan tonen of hij is aangekomen. Onze systemen leggen niet vast of e-mails worden geopend of links worden aangeklikt. We bewaren een kopie van de inhoud en bijlagen van een e-mail tot 3 dagen, zodat hij opnieuw kan worden verstuurd als hij terugkomt, en een overzicht van verzonden e-mails in het account. Resend bewaart een eigen kopie van elke e-mail en het afleverlogboek 30 dagen.

Agendafeed

U kunt zich met een privélink abonneren op uw afspraken in een andere agenda-app. Onze synchronisatieserver maakt de feed als uw agenda-app erom vraagt. Die bevat afspraken van 90 dagen geleden tot 2 jaar vooruit, met de naam, het adres en de telefoonnummers van de klant, de opdracht, wie is ingepland en notities bij de afspraak. Uw agendaleverancier (bijvoorbeeld Google, Apple of Microsoft) ontvangt deze gegevens volgens zijn eigen voorwaarden. We bewaren alleen een vingerafdruk van de link, en u kunt hem altijd opnieuw instellen of uitzetten.

Inmeten met spraak

Als u met spraak inmeet, neemt de app alleen op terwijl er iemand praat, en stuurt korte stukjes audio via onze servers naar Deepgram, dat spraak omzet in tekst. We vragen Deepgram de audio en tekst niet te bewaren en niet te gebruiken om zijn modellen te verbeteren (afmelding voor zijn “model improvement programme”). Deepgram bewaart dan alleen technische gegevens over elk verzoek, zoals de lengte, niet de audio of de tekst. Wij bewaren de audio niet. Is er geen bereik, dan blijven stukjes audio die nog verstuurd moeten worden op uw apparaat en worden ze verwijderd zodra ze in tekst zijn omgezet, of na 7 dagen. We sturen Deepgram ook woorden uit uw eigen bedrijf (zoals namen van producten en ruimtes), zodat het die beter herkent.

De tekst gaat daarna naar de AI Claude van Anthropic, die er ruimtes en maten van maakt, samen met uw namen van ruimtes en producten (geen prijzen). U controleert het resultaat voordat er iets wordt toegevoegd. De tekst wordt in de notities van de opdracht bewaard, zoals andere opdrachtgegevens. We loggen alleen het gebruik (zoals spreektijd, aantal woorden en kosten) om spraakminuten te tellen, nooit de audio of de woorden, en verwijderen deze logs na 13 maanden. Anthropic gebruikt wat we sturen niet om zijn AI-modellen te trainen. Het verwijdert het binnen 30 dagen, tenzij het langer bewaard moet worden om misbruik van de dienst te onderzoeken of de wet dat vereist.

Is de spraakdienst niet bereikbaar, bijvoorbeeld zonder bereik, dan gebruikt de app de spraakherkenning van de telefoon zelf. Op de meeste Android-telefoons is dat de spraakdienst van Google, die op de telefoon werkt als er een offline taalpakket is geïnstalleerd.

Prijslijsten van leveranciers

Met Pro Plus en Team kan de app de pdf-prijslijst van een leverancier uitlezen. Uw apparaat haalt de tekst uit de pdf (of, bij een gescande lijst, afbeeldingen van de pagina’s) en stuurt die via onze servers naar de AI Claude van Anthropic, die de producten en prijzen teruggeeft zodat u ze kunt controleren. We bewaren de tekst, de afbeeldingen en het antwoord van de AI niet; we loggen alleen een vingerafdruk van het bestand en het gebruik, en verwijderen deze logs na 13 maanden. Anthropic gebruikt de prijslijst niet om zijn AI-modellen te trainen en verwijdert hem binnen 30 dagen, op dezelfde voorwaarden als bij inmeten met spraak.

Locatie en kaarten

U kunt een speld zetten voor een werkplek. Als u op “Mijn huidige locatie gebruiken” tikt, vraagt de app om toestemming en leest hij één keer de locatie van uw apparaat; die wordt alleen bewaard als u daarna op Opslaan tikt. De app volgt uw locatie niet op de achtergrond.

Kaarten worden getekend met kaarttegels van OpenFreeMap, dat gegevens van OpenStreetMap gebruikt. Uw apparaat downloadt de tegels rechtstreeks, dus OpenFreeMap ziet uw IP-adres en het getoonde gebied. Als u naar een adres zoekt, gaat de zoekopdracht via onze synchronisatieserver naar Nominatim, de adreszoekdienst van de OpenStreetMap Foundation; Nominatim ziet de zoektekst maar niet uw IP-adres, en onze server houdt recente resultaten tot 30 dagen in het geheugen zonder de zoekopdracht te loggen. Een route of kaartlink opent Google Maps, dat dat adres dan volgens de voorwaarden van Google ontvangt. Afspraakberichten die u via uw telefoon met uw stoffeerders deelt, kunnen een kaartlink bevatten.

Meldingen

Als u meldingen toestaat, versturen we die op Android via Firebase Cloud Messaging en op het web via de pushdienst van uw browser. De titel en tekst van de melding gaan via die dienst.

Foto’s, bestanden, offline en synchronisatie

Foto’s, bijlagen, logo’s en pdf’s worden in privéopslag bewaard. Bestanden openen via links die beperkt geldig zijn (meestal een uur; 7 dagen voor bestanden die als link naar klanten zijn gestuurd). Om zonder bereik te werken, bewaart de app de gegevens van uw bedrijf op uw apparaat, in de eigen opslag van de app of in de opslag van uw browser, met een cache van recent gebruikte bestanden (tot 30 dagen en 2 GB). Die gegevens worden beschermd door de beveiliging van uw apparaat; houd uw apparaat vergrendeld. Wijzigingen worden via onze synchronisatieserver over een versleutelde verbinding gesynchroniseerd als u online bent. Uitloggen verwijdert de gegevens van het account van het apparaat, ook spraakopnames die nog verstuurd moeten worden en spraakresultaten die nog gecontroleerd moeten worden. Spraakresultaten blijven tot 30 dagen op het apparaat. De automatische app-back-up van Android staat voor WeavaWorx uit.

Crash- en foutrapporten

We gebruiken Sentry om fouten te vinden en op te lossen in de app, de synchronisatieserver en de online pagina’s voor offertes en facturen. Rapporten bevatten technische gegevens zoals het apparaat, de browser, de app-versie en wat er misging. We sturen geen namen, e-mailadressen, IP-adressen, inhoud van verzoeken of cookies: rapporten bevatten alleen de interne ID van uw account, en adressen, ID’s en berichten worden opgeschoond voordat ze worden verstuurd. Ook meten we de snelheid van ongeveer 1 op de 10 app-sessies (niet op de klantpagina’s). Sentry neemt geen schermopnames van uw sessies op.

Onze website

Contactformulier

Als u het contactformulier gebruikt, verzamelen we uw naam, e-mailadres, reden en bericht, en desgewenst uw telefoonnummer en bedrijfsnaam. Het bericht wordt in de database van onze website bewaard en via Resend naar onze supportmailbox gemaild. Op het formulier draait een beveiligingscontrole van Cloudflare Turnstile, die uw IP-adres en technische informatie over uw browser naar Cloudflare stuurt om spam tegen te houden. We bewaren 15 minuten lang een tijdelijke vingerafdruk van uw IP-adres om herhaald versturen te beperken. Contactberichten bewaren we 24 maanden na ontvangst en daarna verwijderen we ze. Resend bewaart zijn kopie van de e-mail 30 dagen.

Lijst „Laat het me weten als hij uit is”

Op de pagina „De app” kunt u uw e-mailadres achterlaten om te horen wanneer de app op Google Play of in de App Store staat. We bewaren het adres, de gekozen store en de taal van de website in de database van onze website. Dezelfde beveiligingscontrole van Cloudflare Turnstile en dezelfde vingerafdruk van uw IP-adres gedurende 15 minuten als bij het contactformulier gelden. Zodra de app in die store staat, sturen we u via Resend één e-mail, en we gebruiken uw adres voor niets anders. Elke e-mail heeft een link die uw adres meteen verwijdert. Anders verwijderen we het zodra de e-mails voor de gekozen stores verstuurd zijn, en uiterlijk 12 maanden nadat u het achterliet. We doen dit omdat u ons erom vroeg (toestemming). U kunt die altijd intrekken met die link of door te mailen naar support@weavaworx.com.

Chatassistent

De chatassistent van de website wordt geleverd door Botpress. Hij laadt alleen als u de supportchat in de cookiemelding toestaat of op “Chat starten” klikt (dat zien we als uw keuze om hem te laden). Wat u typt, gaat naar Botpress, dat chats in de Verenigde Staten opslaat en gesprekken 90 dagen bewaart. Deel geen gevoelige gegevens in de chat. De chat bewaart de gegevens van uw gesprek ook in uw browser; zie het cookiebeleid.

Statistieken

We gebruiken Koko Analytics, dat op onze eigen website draait, om bezoeken te tellen. Het plaatst geen cookies en stuurt geen gegevens naar anderen. Om unieke bezoekers zonder cookies te tellen, maakt het een tijdelijke eenrichtings-vingerafdruk van uw IP-adres en browsergegevens, die dagelijks wordt gewist. We hebben het ingesteld op de cookieloze modus en laten bezoekersaantallen, die niemand herkenbaar maken, na 24 maanden verwijderen.

De website bewaart ook dagtotalen van klikken op sommige knoppen en links (zoals “Gratis proberen”) en van zoekwoorden in het Helpcentrum, zonder IP-adres of andere identificatie. Deze statistieken gebruiken we alleen om de website te verbeteren, zoals de Britse wet toestaat als we u informeren en u bezwaar kunt maken; u kunt het tellen van bezoeken in uw browser uitzetten op de pagina Cookiebeleid. Als u in de cookiemelding statistieken toestaat, gebruiken we ook Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, als onze verwerker) om te zien hoe bezoekers de website vinden en gebruiken, inclusief type apparaat, land en stad, en nieuwe of terugkerende bezoeken. Het plaatst de _ga-cookies voor 13 maanden, bewaart de gegevens 14 maanden en slaat uw IP-adres niet op. We gebruiken geen advertentiefuncties of Google Signals, en we sturen geen namen, e-mailadressen of formulierinhoud. Google Analytics laadt niet als uw browser een Global Privacy Control- of Do Not Track-signaal stuurt, en u kunt uw toestemming altijd intrekken via “Cookie-instellingen”.

Als u via een advertentie op de website kwam, geeft de website dezelfde tags door aan de app als u zich gaat aanmelden of inloggen. Ze onthoudt ze voor de rest van uw bezoek, in de sessieopslag van uw browser, alleen als u statistieken toestaat.

Lettertypen, hosting en back-ups

De lettertypen van de website staan op onze eigen website, dus geen enkele lettertypedienst ziet uw bezoek. De website wordt gehost door IONOS in datacenters in het Verenigd Koninkrijk of de Europese Economische Ruimte. De servers loggen technische gegevens van verzoeken (zoals het IP-adres) voor beveiliging en werking, en IONOS bewaart deze logs tot 8 weken. Een firewall op de website kan ook verzoeken loggen die hij blokkeert. Back-ups van de website worden in Google Drive bewaard: we houden de laatste 14 dagelijkse kopieën van de database van de website en de laatste 4 wekelijkse kopieën van de bestanden, en oudere kopieën worden verwijderd.

Waarom we persoonsgegevens gebruiken en onze rechtsgronden

We gebruiken persoonsgegevens om accounts te maken en te beheren, app-functies te leveren, registraties te synchroniseren en op te slaan, abonnementen te verwerken, service-e-mails te sturen, support te geven, de dienst veilig te houden, misbruik te voorkomen, de betrouwbaarheid te verbeteren, wettelijke plichten na te komen en ons bedrijf te runnen. Onze rechtsgronden zijn:

• Overeenkomst: als de verwerking nodig is om WeavaWorx aan u te leveren, waaronder inloggen, synchronisatie, opslag, abonnementen, e-mails die u ons laat versturen, inmeten met spraak en het uitlezen van prijslijsten.
• Gerechtvaardigd belang: het draaien, beveiligen, verbeteren en ondersteunen van de dienst en de website, bijvoorbeeld beveiligingscontroles, foutrapporten, de apparaatgrens, het voorkomen van misbruik van de proefperiode, cookieloze websitestatistieken en het beantwoorden van berichten via het contactformulier.
• Wettelijke plicht: als we registraties moeten bewaren (bijvoorbeeld voor de belasting) of moeten reageren op rechtmatige verzoeken.
• Toestemming: voor optionele cookies, de chatassistent van de website, de locatie van het apparaat en meldingen (die u in de instellingen van uw apparaat kunt uitzetten), en direct marketing als de wet toestemming vereist.

Als we gegevens voor een bedrijf verwerken als zijn verwerker, bepaalt het bedrijf de rechtsgrond.

Met wie we gegevens delen

We delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is om WeavaWorx te leveren, met de leveranciers hieronder, en met professionele adviseurs en overheden als de wet dat vereist. We verkopen geen persoonsgegevens. Elke leverancier verwerkt gegevens volgens onze instructies of, waar aangegeven, volgens zijn eigen voorwaarden.

Leverancier	Wat hij doet	Waar
Supabase	Database, inloggen, bestandsopslag en serverfuncties voor de app	Londen, Verenigd Koninkrijk
Railway	Onze synchronisatieserver: houdt apparaten gelijk, verstuurt e-mails, verzorgt adreszoeken en agendafeeds	Amsterdam, Nederland (EU)
Vercel	Host de web-app op app.weavaworx.com en de online pagina’s voor offertes, facturen en betalingen	Wereldwijd netwerk van Vercel, vanaf de dichtstbijzijnde locatie; de eigen gegevens van Vercel worden in de Verenigde Staten bewaard
Resend	Verstuurt e-mails vanuit de app en de website	Verenigde Staten
Stripe	Website-abonnementen. Daarnaast, via het eigen Stripe-account van elk bedrijf, kaart- en Pay by Bank-betalingen van zijn klanten	Stripe Payments Europe (Ierland), met verwerking in de Verenigde Staten en andere landen waar Stripe actief is
RevenueCat	Houdt één registratie bij van abonnementen via Google Play en de website	Verenigde Staten
Google	Inloggen met Google, facturering via Google Play (volgens de voorwaarden van Google), Firebase Cloud Messaging voor Android-meldingen, back-ups van de website in Google Drive, en Google Analytics op de website (alleen als u statistieken toestaat)	Datacenters van Google wereldwijd, ook in de Verenigde Staten
Deepgram	Zet spraak om in tekst voor inmeten met spraak	Verenigde Staten
Anthropic	AI Claude: maakt van spraaktekst maten en leest prijslijsten van leveranciers uit	Verenigde Staten; de AI kan ook draaien in andere landen waar Anthropic actief is
Sentry	Foutrapporten voor de app, de synchronisatieserver en de klantpagina’s	Frankfurt, Duitsland (EU); de accountinstellingen van Sentry worden in de Verenigde Staten bewaard
Cloudflare	Beveiligingscontrole Turnstile bij het inloggen op het web en op het contactformulier van de website	Wereldwijd netwerk van Cloudflare, vanaf de dichtstbijzijnde locatie; Cloudflare slaat gegevens vooral op in de Verenigde Staten en de EU
OpenFreeMap	Kaarttegels, rechtstreeks door uw apparaat gedownload	Beheerd vanuit Hongarije (EU), met tegels die via het wereldwijde netwerk van Cloudflare worden geleverd
OpenStreetMap Foundation	Adreszoekdienst Nominatim, via onze synchronisatieserver	Een Britse organisatie; de zoekservers staan in Nederland, Ierland en de Verenigde Staten en zijn bereikbaar via het wereldwijde netwerk van Fastly
IONOS	Host de website weavaworx.com	Verenigd Koninkrijk of Europese Economische Ruimte
Botpress	De chatassistent van de website, pas nadat u ervoor kiest hem te gebruiken	Verenigde Staten

Als we ons bedrijf verkopen of reorganiseren, kunnen gegevens volgens dit beleid naar de nieuwe eigenaar gaan.

Doorgifte naar het buitenland

De belangrijkste app-gegevens worden in Londen opgeslagen. Onze synchronisatieserver draait in Amsterdam, foutrapporten worden in Frankfurt opgeslagen, en de website wordt gehost in het Verenigd Koninkrijk of de Europese Economische Ruimte, die volgens de Britse wet een passend beschermingsniveau bieden. Sommige leveranciers verwerken gegevens in de Verenigde Staten of andere landen. In die gevallen baseren we ons op:

• De Britse-Amerikaanse databrug (de Britse uitbreiding van het EU-VS Data Privacy Framework) voor leveranciers die daaronder zijn gecertificeerd: Google, Stripe, Vercel, Railway, Resend, Sentry en Cloudflare. De meeste van hun verwerkersvoorwaarden bevatten daarnaast de standaardcontractbepalingen van de EU met de Britse aanvulling als achtervang.
• De standaardcontractbepalingen van de EU met de Britse aanvulling in de verwerkersvoorwaarden van Supabase, RevenueCat, Anthropic, Deepgram en Botpress.
• De eigen voorwaarden van de leverancier als die voor zichzelf handelt en niet voor ons: Google bij inloggen met Google en aankopen via Google Play, Stripe bij het eigen Stripe-account van een bedrijf, en de OpenStreetMap Foundation en OpenFreeMap, die verzoeken volgens hun eigen privacybeleid behandelen.

Meer informatie over deze waarborgen kunt u vragen via support@weavaworx.com.

Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is voor de doelen in dit beleid.

Gegevens	Hoe lang
Uw account en de gegevens van uw bedrijf	Zolang het account en het bedrijf bestaan. Uw account verwijderen verwijdert ze direct. De gegevens van een gesloten bedrijf worden 30 dagen na het sluiten verwijderd.
Na het aflopen van een abonnement	12 maanden alleen-lezen bewaard. Wordt het abonnement niet verlengd, dan wordt het bedrijf gesloten en worden de gegevens 30 dagen later verwijderd.
Ongebruikte accounts	Verwijderd na 2 jaar zonder gebruik (1 jaar als er nooit is ingelogd), na e-mails 90, 60, 30 en 7 dagen vooraf. Niet zolang het bedrijf een actief abonnement heeft.
Verwijderde opdrachten en documenten	Binnen ongeveer 30 dagen van onze servers verwijderd. De foto’s en bestanden worden verwijderd als de opdracht wordt verwijderd, of door een dagelijkse controle na 7 dagen. Er blijft een korte markering bewaard, zodat een oude offline kopie ze niet kan terugbrengen.
Registraties van online pagina’s (bezoeken, acceptaties, handtekeningen, afwijzingen, vragen)	Bewaard voor het bedrijf zolang het bestaat, als bewijs van de afspraak, ook als de opdracht later wordt verwijderd (de meegestuurde bestanden worden binnen 7 dagen na het verwijderen van de opdracht weggehaald). Verwijderd als het bedrijf of account wordt verwijderd.
E-mails	Inhoud en bijlagen tot 3 dagen om opnieuw te versturen. Het overzicht van verzonden e-mails blijft bewaard zolang het bedrijf bestaat. Abonnementsmails aan u: 30 dagen. Resend bewaart zijn kopie en afleverlogboek 30 dagen.
Account- en beveiligingslogs	Accountgebeurtenissen 180 dagen (30 dagen na het verwijderen van een account). Inloglogboek 90 dagen.
Berichten aan onze support	Uw berichten, onze antwoorden en uw beoordeling als u die geeft: 2 jaar na het laatste bericht, daarna automatisch verwijderd; 90 dagen nadat u uw account hebt verwijderd.
Spraak	Audio wordt niet door ons bewaard; op uw apparaat tot 7 dagen, alleen als het wacht om te worden verstuurd. De tekst blijft bij de opdracht. Spraakresultaten die wachten op controle: tot 30 dagen op uw apparaat. Gebruikslogs (zonder audio of woorden): 13 maanden. De logs van een teamlid blijven die tijd bij het bedrijf, ook als hij zijn eigen account verwijdert, omdat ze de minuten van het bedrijf tellen. Voor Deepgram en Anthropic, zie “Inmeten met spraak” hierboven.
Prijslijsten van leveranciers	Niet door ons bewaard, behalve een vingerafdruk van het bestand en de gebruikslogs, die na 13 maanden worden verwijderd. Anthropic verwijdert wat we sturen binnen 30 dagen.
Via welke link u bij ons kwam	Bij uw account bewaard en verwijderd als uw account wordt verwijderd. Voor u zich aanmeldt maximaal 90 dagen op uw apparaat.
Markering gratis proefperiode	Een eenrichtingscode met sleutel van uw e-mailadres en de data van de proefperiode, bewaard na het verwijderen van het account om herhaalde proefperiodes te voorkomen. Verwijderd 12 maanden na het einde van de proefperiode.
Factuurgegevens	Stripe en Google bewaren hun eigen betaal- en factuurgegevens, ook voor de belasting. Wij bewaren factuurgegevens zo lang als de belastingwet vereist.
Back-ups	Back-ups van de app-database: 7 dagen, daarna vervangen. Back-ups van de website: de laatste 14 dagelijkse databasekopieën en de laatste 4 wekelijkse bestandskopieën. Verwijderde gegevens kunnen in back-ups blijven tot die zijn vervangen.
Contactberichten van de website	24 maanden, daarna automatisch verwijderd.
Chat van de website	Botpress bewaart gesprekken 90 dagen.
Serverlogs van de website	Tot 8 weken (IONOS).
Websitestatistieken	Bezoekersaantallen en dagtotalen van klikken die niemand herkenbaar maken: tot 24 maanden. Google Analytics (alleen met uw toestemming): 14 maanden.
Cookiekeuzes	12 maanden in een cookie; zie het cookiebeleid.

Als u uw account verwijdert, zeggen we ook website-abonnementen op, verwijderen we uw klantgegevens bij Stripe en uw registratie bij RevenueCat, en verwijderen we uw bestanden. Google Play-abonnementen moeten in Google Play worden opgezegd. Zie Uw account verwijderen.

Uw rechten

Afhankelijk van de rechtsgrond en de omstandigheden hebt u mogelijk het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, bezwaar of een kopie van uw persoonsgegevens. Waar we ons baseren op toestemming, kunt u die altijd intrekken. U hebt ook het recht bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. U kunt uw gegevens in de app exporteren als pdf’s en CSV-bestanden, en uw account verwijderen in de Instellingen. Voor andere rechten mailt u naar support@weavaworx.com.

Als een bedrijf WeavaWorx gebruikt om met u te werken

Bent u klant van een vloerenbedrijf dat WeavaWorx gebruikt, dan is dat bedrijf verantwoordelijk voor uw gegevens en bepaalt het hoe ze worden gebruikt, en wij verwerken ze voor dat bedrijf. Neem eerst contact op met het bedrijf; als u contact met ons opneemt, geven we uw verzoek door aan het bedrijf. De online pagina’s voor offertes, facturen en betalingen gebruiken geen cookies en geen advertentie- of statistiektrackers. Het bedrijf kan zien wanneer zijn pagina is bekeken, en betalingen worden voor het bedrijf door Stripe verwerkt.

Klachten

U kunt een klacht indienen bij de Britse toezichthouder, het Information Commissioner’s Office: https://ico.org.uk/make-a-complaint/. We vragen u eerst contact met ons op te nemen, zodat we kunnen proberen het op te lossen.

Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt een cookie om uw privacykeuzes te onthouden, en optionele cookies voor uw taal en valuta pas nadat u akkoord gaat. De chatassistent laadt pas als u ervoor kiest. Onze eigen websitestatistieken gebruiken geen cookies; Google Analytics plaatst alleen cookies als u statistieken toestaat. De app bewaart uw inlog- en offlinegegevens op uw apparaat, zodat hij kan werken. Zie ons cookiebeleid voor de details.

Beveiliging

We beschermen persoonsgegevens met toegangscontroles (waaronder databaseregels die elke persoon beperken tot de gegevens die zijn bedrijf en rol toestaan), privé bestandsopslag, versleuteling tijdens verzending (HTTPS en beveiligde WebSocket-verbindingen), beveiligingscontroles bij het inloggen op het web, de grens van 3 apparaten met meldingen bij nieuwe logins, opgeschoonde foutrapporten, monitoring en back-ups. Inloggen in twee stappen bieden we op dit moment niet aan. Geen enkele online dienst kan absolute veiligheid garanderen, dus houd uw wachtwoord en apparaten veilig en meld het ons snel als u onbevoegde toegang vermoedt.

Kinderen

WeavaWorx is voor bedrijven en niet bedoeld voor kinderen. Gebruik WeavaWorx niet als u in uw land nog niet oud genoeg bent om een bindende overeenkomst te sluiten of zakelijke software te gebruiken.

Geautomatiseerde besluiten

We gebruiken persoonsgegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor mensen hebben. De AI bij inmeten met spraak en het uitlezen van prijslijsten stelt ruimtes, maten en prijzen voor die u controleert; hij neemt geen besluiten over mensen.

Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid bijwerken als de dienst, de leveranciers of wettelijke eisen veranderen. We publiceren de bijgewerkte versie op deze pagina en passen de datum hierboven aan.